1. SmartHOTEL B.V.

SmartHOTEL B.V. (hierna "Smarthotel" of "wij") is een in Nederland gevestigd bedrijf. Onze bedrijfsactiviteiten vinden plaats in Nederland en we slaan onze gegevens op op servers in de Europese Economische Ruimte (EER).

De websites die worden beheerd door Smarthotel en alle microsites, mobiele sites of subdomeinen van dergelijke sites (gezamenlijk de "Website") en alle kenmerken, functies, software en diensten die via de Website worden aangeboden, worden aangeduid als de "Service".

Indien u gebruik wenst te maken van de Service, dient u akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden van de Service. Nadat u akkoord bent gegaan met de servicevoorwaarden bent u een klant van Smarthotel ("Klant").

Wij vinden het belangrijk dat uw Persoonlijke Gegevens met zorg worden behandeld en dat u goed geïnformeerd bent over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken.

Wanneer u de Website bezoekt, met ons correspondeert, een van onze Klanten bent (of bezig bent te worden) verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van u.

2. Wat zijn Persoonsgegevens?
"Persoonlijke informatie" betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("betrokkene") volgens de definitie van persoonsgegevens zoals uiteengezet in Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de "Richtlijn").

Een identificeerbare persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.

"Persoonlijke informatie" is informatie waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd (zoals een naam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres of ander rekeningnummer), en alle informatie over de locatie of activiteiten van die persoon, zoals informatie over zijn of haar gebruik van de Service, IP-adressen of identificatienummers van mobiele apparaten, wanneer dit kan worden gekoppeld aan Persoonlijke informatie.

"Persoonlijke informatie" omvat ook demografische informatie zoals geboortedatum, geslacht, geografisch gebied en voorkeuren wanneer deze informatie kan worden gekoppeld aan andere Persoonlijke informatie.

Onder "Persoonsgegevens" vallen geen "geaggregeerde" gegevens, dat wil zeggen gegevens over een groep of categorie producten, diensten of gebruikers, wanneer deze "geaggregeerde" gegevens niet kunnen worden gekoppeld aan Persoonsgegevens. Geaggregeerde gegevens helpen ons trends en de behoeften van onze Klanten te begrijpen, zodat we beter kunnen nadenken over nieuwe functies en mogelijkheden, of onze Diensten anderszins kunnen aanpassen. Deze Privacyvoorwaarden beperken of begrenzen onze verzameling en gebruik van "geaggregeerde" informatie niet.

3. Wanneer, waarom en hoe verwerken we je gegevens?
A. Wanneer u onze Website bezoekt en gebruikt
Wanneer u onze Website bezoekt, verwerken wij uw IP-adres, Google Analytics-ID, internetbrowser en apparaattype, locatiegegevens en uw gebruik van onze Website, inclusief welke pagina's u hebt bezocht, hoe u op onze Website bent gekomen, de tijd en duur van uw bezoek en uw taalvoorkeuren.

Wij gebruiken deze gegevens voor onze legitieme belangen, namelijk: ervoor zorgen dat onze Website goed werkt, verbeterd, gedebugged en geoptimaliseerd kan worden (met behulp van statistische analyses), u content leveren en voor DDOS-mitigatie op onze Website.

We verzamelen deze gegevens met behulp van cookies en vergelijkbare technieken, waaronder tags/bakens en java-scripts. Meer informatie over deze technieken is te vinden in ons cookiebeleid.

Wanneer we informatie verzamelen over hoe je onze Website gebruikt, zoals welke landingspagina's je bezoekt en welke items je bekijkt, doen we dit om te bepalen hoe we onze diensten het beste aan jou kunnen leveren. Als u bijvoorbeeld op onze Website over onze Diensten leest, kunnen we u classificeren als een gebruiker of bezoeker van de Website die geïnteresseerd is in onze Diensten en dus als een potentiële klant. Op basis van de doelgroep waarvan we verwachten dat u er deel van uitmaakt, kunnen we actie ondernemen, bijvoorbeeld door u te benaderen met aanbiedingen over onze producten en diensten, als we hiervoor uw toestemming hebben.

Om zo nauwkeurig mogelijk te kunnen beoordelen tot welke doelgroep u waarschijnlijk behoort, en zoals u ook kunt lezen in ons cookiebeleid, gebruiken we ook tracking cookies. Deze cookies houden informatie bij over hoe u onze Website gebruikt en welke andere websites u bezoekt, bijvoorbeeld om u advertenties te tonen als we vermoeden dat u mogelijk geïnteresseerd bent in onze producten en diensten. Wij plaatsen deze tracking/targeting cookies alleen met uw voorafgaande toestemming. Voor meer informatie over deze tracking cookies, bekijk ons cookiebeleid.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?
We bewaren je gegevens zo lang als we ze redelijkerwijs nodig hebben voor de hierboven genoemde doeleinden.
Gegevens over uw bezoeken aan onze Website worden bijvoorbeeld bewaard totdat uw gebruik of browsersessie eindigt, behalve wanneer het gegevens betreft die zijn verzameld voor de hierboven genoemde analytische en marketingdoeleinden. In die gevallen bewaren we uw gegevens tot 1 jaar na verzameling.

B. Wanneer u een Klant bent die onze Dienst(en) gebruikt
Als u zich aanmeldt om Klant te worden door een overeenkomst aan te gaan met SmartHOTEL, verzamelen wij informatie die wij nodig hebben om een contract met u op te stellen en uit te voeren, waaronder uw contactgegevens, adres, ID-documentatie, belastinggegevens en betalingsgegevens.

We gebruiken deze gegevens om onze Services voor u in te stellen, ondersteuning te bieden, onboarding, integratie met onze Services, u te helpen met instellingen in uw Customer Area (zijnde: Connect Studio, Payment Studio en Channel Management Extranet), POS terminal field services, installatie van POS terminals op locatie en het ophalen van oude/beschadigde POS terminals, en andere handelingen die moeten worden verricht om ons contract met u op te stellen of uit te voeren.

Daarnaast gebruiken we uw gegevens voor ons legitieme belang om onze interne administratie te beheren en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals KYC (Know Your Customer) en belastingverplichtingen.

We verzamelen ook gegevens over uw gebruik van onze Diensten en uw account in de Klantenzone, met inbegrip van uw inloggegevens en de vragen, vragen, opmerkingen en klachten die u ons stuurt in verband met onze zakelijke relatie. We verwerken deze gegevens om onze overeenkomst met u te kunnen uitvoeren door u op te volgen en u ondersteuning te bieden en voor ons legitieme belang om onze producten en diensten te kunnen optimaliseren en verbeteren.

We kunnen uw (bedrijfs)e-mailadres ook gebruiken om: u op de hoogte te houden van onze producten en diensten; u aanbiedingen te doen die zijn afgestemd op uw behoeften (d.w.z. soortgelijke producten en diensten die u al bij ons hebt gekocht); of u uit te nodigen voor evenementen.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Als je klant bent of wordt, bewaren we informatie met betrekking tot onze zakelijke relatie tot 7 jaar na het einde van je contract met ons of tot onze afwijzing van je aanvraag om klant te worden.

C. Hoe we gegevens verwerken voor onze nieuwsbrief en marketingdoeleinden
U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrief of uitnodigingen voor evenementen ontvangen met uw naam en e-mailadres via het aanmeldformulier op onze Website. Wanneer u zich aanmeldt, geeft u aan dat u toestemming geeft voor het ontvangen van onze nieuwsbrief en uitnodigingen. U kunt zich te allen tijde afmelden voor het ontvangen van deze e-mails door de instructies in de nieuwsbrieven te volgen.

Als u een Klant bent, kunnen we contact met u opnemen in verband met relevante Diensten, in ons legitieme belang om ons bedrijf te ontwikkelen. We kunnen dit doen via e-mail of, we verbinden ons met u op LinkedIN en/of om u berichten te sturen op LinkedIN.

Als je nog geen Klant bent, zullen we alleen contact met je opnemen, bijvoorbeeld via e-mail of LinkedIn, met aanbiedingen of over onze Diensten. Wanneer we in deze context contact met je opnemen via e-mail, heb je altijd de mogelijkheid om je op elk moment uit te schrijven door de instructies in de e-mail te volgen of door contact met ons op te nemen via de contactgegevens hieronder onder ("Contact met ons opnemen").

U kunt ook inhoud, bijvoorbeeld blogs, white papers en onderzoeksrapporten, van onze Website downloaden via het daarvoor bestemde formulier. Wij verzamelen de gegevens die u op het formulier invult: naam, e-mailadres en functie (bijv. manager). We verwerken de gegevens die u invult voor ons legitieme belang om bij te houden wie onze content downloadt.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?
We bewaren de gegevens die we verwerken omdat je je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrieven of omdat je toestemming hebt gegeven om informatie over onze diensten of over aanbiedingen te ontvangen, totdat je besluit dat je deze mailings niet langer wilt ontvangen.

D. Wanneer u contact met ons opneemt of ons verzoekt contact met u op te nemen
Via de Website kunt u contact met ons opnemen of ons vragen contact met u op te nemen met betrekking tot vragen, verzoeken, (support)verzoeken, opmerkingen of klachten, het invullen van een aanvraag om merchant of partner te worden of het aanmelden voor een testaccount. Wanneer je dit doet, verzamelen we de informatie die je invult, waaronder je naam, bedrijf, contactgegevens, de reden waarom je contact met ons opneemt, verificatie dat je geen robot bent en andere informatie die je besluit aan ons te verstrekken. U kunt ook contact met ons opnemen door ons te bellen of een e-mail te sturen, bijvoorbeeld via de contactgegevens op onze Website. Als u dat doet, verzamelen we uw naam, bedrijf en alle andere informatie die we nodig hebben om u verder van dienst te zijn en/of met u te communiceren.
Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag, opmerking of klacht te beantwoorden en te reageren op uw vragen en (support)verzoeken en om uw aanvraag om een merchant of partner te worden te beoordelen. Als zodanig worden deze gegevens door ons gebruikt om onze (toekomstige) overeenkomst met u tot stand te brengen of uit te voeren en voor onze gerechtvaardigde belangen om u op te volgen. We gebruiken bovenstaande gegevens ook voor ons gerechtvaardigd belang om zaken met u te doen en onze interne administratie te beheren, voor trainingsdoeleinden, voor het opstellen en uitvoeren van onze overeenkomst met u, voor ons gerechtvaardigd belang om marketingonderzoek uit te voeren zodat we onze producten en diensten kunnen verbeteren en om onze (toekomstige) merchants producten en diensten op maat te kunnen aanbieden.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?
We bewaren je gegevens over vragen, opmerkingen of (ondersteunings)verzoeken die je aan ons hebt gedaan, zolang we die redelijkerwijs nodig hebben voor de hierboven genoemde doeleinden, wat minimaal twee jaar zal zijn.

E. Andere doeleinden
Indien nodig kunnen we uw bovenstaande gegevens ook verwerken voor ons legitieme belang om onze wettelijke rechten te beschermen, bijvoorbeeld in verband met juridische claims, en wanneer we een wettelijke verplichting hebben om uw gegevens te verwerken. In het geval van een reorganisatie, verandering van eigenaar of fusie, kunnen we uw gegevens ook overdragen.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens zo lang als redelijkerwijs nodig is voor de hierboven gedefinieerde doeleinden.

De hierboven gedefinieerde bewaartermijnen kunnen langer zijn als we gegevens langer moeten bewaren op basis van de toepasselijke wetgeving of om ons bedrijf te beheren. Als we gegevens langer moeten bewaren vanwege ons legitieme belang om onze wettelijke rechten te beschermen, bewaren we de benodigde gegevens voor dit doel totdat de betreffende claim(s) is/zijn afgehandeld.

5. Knoppen voor sociale media
We gebruiken plugins op onze Website van sociale medianetwerken zoals LinkedIN en Twitter. Je kunt deze plugins herkennen aan hun logo's.

Wij hebben geen invloed op welke gegevens deze aanbieders van u verzamelen en zijn ook niet op de hoogte van de omvang van hun gegevensverwerking. Als je meer informatie wilt over hun gegevensverwerking, raden we je aan het respectieve privacybeleid op de websites van deze aanbieders te lezen.

6. Cookies
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken, zoals tags/bakens en java scripts, kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen. Cookies stellen ons in staat om mensen en Klanten te herkennen die de Website eerder hebben bezocht. Verder stellen cookies ons in staat om, in combinatie met de logbestanden van onze webserver, het totale aantal mensen te berekenen dat onze Website bezoekt en welke onderdelen het populairst zijn. Dit helpt ons feedback te verzamelen om onze Website te verbeteren en u beter van dienst te kunnen zijn.

Cookies stellen ons niet in staat om Persoonsgegevens over u te verzamelen en wij slaan niet opzettelijk Persoonsgegevens die uw browser ons heeft verstrekt op in uw Cookies.

Als je cookies wilt blokkeren, wissen of ervoor gewaarschuwd wilt worden, raadpleeg dan de instructies of het helpscherm van je browser of mobiele apparaat voor meer informatie over deze functies. Echter, als een browser of mobiel apparaat is ingesteld om geen cookies te accepteren of als u een cookie weigert, is het mogelijk dat sommige delen van de Website en de Dienst niet goed functioneren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u zich niet kunt aanmelden en geen toegang hebt tot bepaalde functies van de Website of de Dienst.

Meer specifieke informatie over ons gebruik van cookies en webbakens kunt u vinden in ons Cookiebeleid. Meer informatie over hoe u de cookie-instellingen van uw browser kunt wijzigen, vindt u op www.allaboutcookies.org.

We kunnen ook gebruikmaken van derden om advertenties op onze Website weer te geven. Deze derden kunnen cookies, clear gifs of andere apparaten op uw computer plaatsen om informatie te verzamelen, en de informatie die door deze apparaten wordt verstrekt, kan onder andere worden gebruikt om advertenties te leveren die op uw interesses zijn afgestemd en om het gebruik en bezoek van onze Website en de andere websites die door deze derden worden bijgehouden, beter te begrijpen. Als u niet wilt dat deze informatie wordt gebruikt om u gerichte advertenties aan te bieden, kunt u zich afmelden door hier te klikken www.youronlinechoices.eu. Houd er rekening mee dat u zich hiermee niet afmeldt voor het ontvangen van advertenties. U blijft algemene advertenties ontvangen. Wij hebben geen toegang tot of controle over trackingtechnologieën van derden. Als je cookies van derden wilt blokkeren, raadpleeg dan de instructies of het helpscherm van je browser voor meer informatie over deze functies.

7. Met wie delen wij deze informatie?
Om de Website en Diensten te leveren, moeten we de hulp van derden inschakelen. Waar nodig zullen we je informatie delen met onze dienstverleners en professionele adviseurs (bijv. IT-providers, KYC-partners, CRM-providers, social media providers zoals LinkedIN, analisten, klantenservice providers, business development providers en juridische dienstverleners). We hebben overeenkomsten gesloten met onze dienstverleners om uw persoonlijke gegevens te beschermen.

Als ons bedrijf of onze onderneming wordt verkocht of geïntegreerd met een andere onderneming, worden uw gegevens bekendgemaakt aan onze adviseurs en aan de adviseur van een mogelijke koper en worden ze doorgegeven aan de nieuwe eigenaars van de onderneming.

Voor het overige zullen wij uw gegevens niet delen met derden, tenzij wij uw voorafgaande toestemming hebben, wanneer dit noodzakelijk is in verband met bovenstaande doeleinden of met juridische claims of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

8. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Smarthotel zorgt ervoor dat zij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van Persoonlijke Gegevens implementeert en naleeft. Wij volgen algemeen aanvaarde normen om de Persoonlijke Gegevens die aan ons worden verstrekt te beschermen, zowel tijdens de overdracht als na ontvangst.

Wij hebben fysieke, elektronische en bestuurlijke procedures ingesteld om ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik te voorkomen.

We gebruiken TLS-technologie (Transport Layer Security) om uw verzending van gevoelige informatie naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden, creditcardnummers en andere betalingsgerelateerde identificeerbare informatie).

We beperken interne toegang tot persoonlijke informatie tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Ongeoorloofde toegang tot of gebruik van dergelijke informatie door een werknemer is verboden en vormt een reden voor disciplinaire maatregelen.

Onze informatiebeheersystemen zijn zodanig geconfigureerd dat werknemers de toegang tot informatie waartoe zij geen bevoegdheid hebben, blokkeren of verhinderen.

U dient er rekening mee te houden dat onze verwerkers verantwoordelijk kunnen zijn voor het verwerken, verwerken of opslaan van bepaalde Persoonlijke Informatie die wij ontvangen. Zij zijn niet gemachtigd om zelfstandig producten aan u te verkopen. Deze verwerkers zijn contractueel door middel van een gegevensverwerkingsovereenkomst met Smarthotel verplicht om de Persoonlijke Gegevens die zij van ons ontvangen te beschermen en te beveiligen.

Geen enkele methode van overdracht via internet of methode van elektronische opslag is echter 100% veilig. Daarom kunnen wij de absolute veiligheid ervan niet garanderen.

9. Uw rechten
U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, met inbegrip van profilering. U mag ons vragen om een overzicht van uw gegevens en om een kopie. U kunt ons verzoeken bepaalde gegevens te corrigeren of te verwijderen, de verwerking van uw gegevens te beperken of ons te vragen sommige van deze gegevens aan andere organisaties over te dragen. In sommige gevallen kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens en wanneer wij uw toestemming hebben gevraagd om persoonsgegevens te verwerken, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wanneer we uw gegevens verwerken voor onze legitieme belangen, kunt u contact met ons opnemen als u hier meer informatie over wilt.

Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze rechten. We kunnen uw gegevens bijvoorbeeld niet verwijderen als we wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren of als we ze bewaren in verband met een contract met u. Ook toegang tot uw gegevens kan worden geweigerd als u dat wilt. Evenzo kan toegang tot uw gegevens worden geweigerd als het beschikbaar maken van de informatie persoonlijke informatie over een andere persoon zou onthullen of als het ons wettelijk verboden is om dergelijke informatie vrij te geven.
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.

10. Contact met ons opnemen, vragen en klachten
Vragen, opmerkingen, verzoeken, zorgen of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring en/of de manier waarop Smarthotel uw persoonlijke gegevens verwerkt, kunnen worden gericht aan: privacy@smarthotel.nl.